Từ A Đến Z – Khung Năng Lực Nhân Sự Trong Đào Tạo Nội Bộ

Khung năng lực nhân sự là một công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp không hề có khung năng lực hoặc mới chỉ nghe nói đến và chưa xây dựng bộ tài liệu cụ thể. Thậm chí, trong quá trình triển khai, nhiều tổ chức đã vấp phải khó khăn, thậm chí thất bại. 

Hãy cùng 123Train.vn tìm hiểu và lý giải nguyên do thông qua bài viết dưới đây.

1) Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là một phương thức được tích hợp trong quản lý nhân sự. Nội dung được phát triển bởi phòng nhân sự nhằm đưa ra các tiêu chí đánh giá, yêu cầu về mặt kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể mà một nhân viên cần có. 

Khung năng lực giúp các nhà quản lý có một bức tranh toàn cảnh về các yêu cầu của công việc. Khung năng lực là cơ sở cho doanh nghiệp đánh giá được năng lực của nhân viên mình đang ở mức độ nào? Học còn thiếu gì và cần bổ sung trau dồi cái gì?…

2) Kết cấu của khung năng lực:

Khung năng lực thường gồm 4 nhóm năng lực chính sau:

Nhóm năng lực cốt lõi: là điều kiện cần và đủ về mặt năng lực và kỹ năng cho tất cả các vị trí. Năng lực cốt lõi được đánh giá dựa và chiến lược và giá trị cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp. 

Nhóm năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng mang tính đặc thù về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà nhân viên cần để hoàn thành một công việc.

Nhóm năng lực quản lý – lãnh đạo: là các yêu cầu cần có đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

Nhóm năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp, không bắt buộc nhưng có thể hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc. Lựa chọn năng lực này tùy biến và linh hoạt dựa vào bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức.

3) Ứng dụng của khung năng lực

Khung năng lực nhân sự thường được ứng dụng trong 3 mảng sau:

Trong tuyển dụng nhân sự

Để đánh giá năng lực của ứng viên có thích hợp với yêu cầu vị trí công việc không thì các nhà quản lý cũng có thể sử dụng khung năng lực để làm tiêu chuẩn đánh giá. 

Khi doanh nghiệp ứng dụng khung năng lực hiệu quả trong hoạt động tuyển dụng sẽ giúp cho nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về những điểm mạnh, yếu trong năng lực của ứng viên. 

Từ đó dễ dàng phân biệt được đâu là năng lực mà ứng viên có thể đáp ứng được luôn cho công việc, đâu là năng lực cần phải trau dồi và đào tạo thêm. 

Hoạt động đào tạo nhân sự

Hoạt động đào tạo nhân sự có thể dựa vào khung năng lực để làm thước đo xác định nhu cầu đào tạo và nội dung đào tạo thích hợp cho từng vị trí, cấp bậc. 

Ứng dụng khung năng lực vào đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí bỏ ra cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực khi  chỉ cần tập trung đánh giá kỹ năng, kiến thức để lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp với nhân viên.

Trong quá trình làm việc tại tổ chức, điều quan trọng là nhân viên được học hỏi và phát triển ở vị trí của học để khuyến khích sự gắn bó và động lực. Tiềm năng chưa được sử dụng có thể được phát hiện và phát triển bằng các khung năng lực. 

Do đó, nhân viên được phép đánh giá bản thân dựa trên các yêu cầu kỹ năng cho vị trí hoặc vị trí có thể có trong tương lai.

Sau khi đã thiết lập rằng các kỹ năng mới phải được phát triển, họ có thể gửi yêu cầu cho người quản lý của mình để được sắp xếp các khóa học bổ sung hoặc nâng cao, có cơ hội phát triển bản thân.

Hiện nay, các phương thức đào tạo truyền thống đang dần bộc lộ những yếu điểm của mình.

Thời đại của chuyển đổi số, phương thức được dùng phổ biến và nhiều nhất hiện giờ là đào tạo trực tuyến thông qua một phần mềm.

Phần mềm đào tạo nội bộ 123Train.vn dù chỉ mới xuất hiện trên thị trường nhưng đã được đánh giá cao bởi những tiện tích và tính năng ưu việt của nó mang lại. Đặc biệt phần mềm còn vô cùng tiện lợi và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi khả năng tích hợp khung năng lực vào phần mềm.

Xây dựng hệ thống quản lý thành tích và cơ sở trả lương nhân viên

Khung năng lực còn đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập một hệ thống quản lý thành tích và là cơ sở trả lương, khen thưởng, thực hiện các chế độ đãi ngộ cho nhân viên và các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp. Với quản lý thành tích, dựa vào khung năng lực mà doanh nghiệp sẽ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường. Từ đó nhanh chóng xác định được cần tập trung điều gì trong đánh giá thành tích.

Còn trong việc trả lương cho nhân viên, quyết định bậc lương cho nhân viên cũng sẽ có cơ sở rõ ràng hơn do doanh nghiệp chỉ quan tâm so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.

Ứng dụng phần mềm

Phần mềm đào tạo nội bộ 123Train.vn sử dụng các công cụ quản lý hiện đại với nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên học tập mọi lúc mọi nơi.

123Train.vn được thiết kế giúp doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý khung năng lực nhân sự. Đồng thời, 123Train.vn đang có sẵn bộ tài liệu khung năng lực của các vị trí công tác cơ bản mà tổ chức thường sử dụng, bộ từ điển năng lực trong phần mềm 123Train.vn được tham khảo từ bộ từ điển năng lực Đại học Harvard. 

Doanh nghiệp tổ chức có thể chỉnh sửa, tùy biến các khung năng lực này theo nhu cầu sử dụng của mình. Quý khách hàng có thể tham khảo mẫu đánh giá năng lực tại đây. 

4) Nguyên tắc khi xây dựng khung năng lực

Khung năng lực xác định kiến ​​thức, kỹ năng và thuộc tính cần thiết cho mọi người trong tổ chức. 

Mỗi vai trò cá nhân sẽ có những năng lực riêng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Để phát triển khuôn khổ này, bạn cần phải hiểu sâu về các vai trò trong doanh nghiệp của mình. Để làm điều này, bạn có thể thực hiện một số cách tiếp cận khác nhau, như sau:

• Sử dụng danh sách các năng lực tiêu chuẩn, phổ biến được thiết lập trước, sau đó tùy chỉnh nó theo các nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
• Tham khảo các nhà chuyên gia, tư vấn bên ngoài để phát triển cho doanh nghiệp của bạn.
• Tạo một khung năng lực tổ chức chung và sử dụng nó làm cơ sở khi cần thiết.

Việc phát triển khung năng lực có thể tốn nhiều công sức. Để đảm bảo rằng khung thực sự được sử dụng khi cần thiết, điều quan trọng là làm cho nó phù hợp với những người sẽ sử dụng nó và để họ có thể sở hữu nó.

Ba nguyên tắc sau đây rất quan trọng khi thiết kế khung năng lực:

• Cho mọi người tham gia vào công việc – khung năng lực không nên chỉ được phát triển bởi những người làm trong lĩnh vực nhân sự, họ không phải lúc nào cũng biết mọi công việc thực sự liên quan đến những gì. Cũng không nên phó mặc cho những người quản lý, những người không phải lúc nào cũng hiểu chính xác từng công việc mà nhân viên của họ làm hàng ngày. Để hiểu và lên khung năng lực một cách đầy đủ cần phải tham khảo từ những người trực tiếp thực hiện công việc.
• Giao tiếp – Mọi người có xu hướng lo lắng về các vấn đề thay đổi. Hãy cho nhân viên của bạn biết lý do tại sao và lợi ích của việc phát triển khung năng lực. Khi bạn càng trao đổi trước, mọi người sẽ hiểu rõ việc cần phải làm và việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn.
• Sử dụng các năng lực có liên quan – Đảm bảo rằng các năng lực bạn đưa vào khung năng lực phù hợp và có thể áp dụng cho tất cả các vị trí công việc. 

6) Các bước xây dựng khung năng lực

Có bốn bước chính trong quy trình phát triển khung năng lực. 

Bước 1: Chuẩn bị

• Xác định mục đích – Trước khi bạn bắt đầu phân tích công việc và tìm ra những gì mỗi vai trò cần để thành công, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét mục đích tạo khung năng lực. Cách bạn định sử dụng nó sẽ ảnh hưởng đến những người tham gia chuẩn bị nó và cách bạn xác định phạm vi của nó. 
• Phân nhóm khung năng lực – Cần tập hợp những người cùng một vị trí vào một bảng đánh giá khung năng lực để có kết quả chính xác nhất.

Bước 2: Thu thập thông tin

Đây là phần chính của việc xây dựng khung năng lực. 

Nói chung, dữ liệu bạn thu thập càng tốt thì khung của bạn càng chính xác. Vì lý do này, bạn nên xem xét kỹ thuật nào bạn sẽ sử dụng để thu thập thông tin về các vai trò và công việc liên quan đến từng vai trò.

Ví dụ:

• Quan sát – Theo dõi, đánh giá nhân sự khi họ đang thực hiện công việc của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho những công việc liên quan đến lao động chân tay mà bạn có thể quan sát được.

• Phỏng vấn mọi người – Nói chuyện riêng với từng người, chọn một mẫu người để phỏng vấn hoặc thực hiện phỏng vấn nhóm. Bạn cũng có thể phỏng vấn người giám sát của công việc mà bạn đang đánh giá. 

• Tạo bảng câu hỏi – Khảo sát là một cách hiệu quả để thu thập dữ liệu. Dành thời gian để đảm bảo rằng bạn đặt những câu hỏi phù hợp và xem xét các vấn đề về độ tin cậy và tính hợp lệ. 

Phân tích công việc – Những hành vi nào được sử dụng để thực hiện các công việc được đề cập trong khung năng lực?

Bạn có thể xem xét những điều sau: 

• Kế hoạch, chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
• Các nguyên tắc tổ chức
• Mô tả công việc
• Quy định.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực

Giai đoạn này liên quan đến việc phân nhóm tất cả các hành vi và bộ kỹ năng thành năng lực.

Một số gợi ý:

• Nhóm các báo cáo – Yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn đọc qua hoặc tham gia các bài test kiến thức kỹ năng. Mục tiêu là trước tiên là phải đạt 80% độ chính xác bài test. 
• Phân nhóm – Chia nhỏ từng nhóm lớn hơn thành các danh mục con của các hành vi có liên quan. Thông thường, sẽ có ba hoặc bốn nhóm con cho mỗi danh mục lớn hơn. Điều này cung cấp cấu trúc cơ bản của khung năng lực.
• Tinh chỉnh các nhóm con – Đối với mỗi danh mục lớn hơn, hãy xác định thêm các nhóm con. 

• Xác định và gọi tên các năng lực – Yêu cầu nhóm của bạn xác định một năng lực cụ thể để đại diện cho từng nhóm hành vi nhỏ hơn. Sau đó, họ cũng có thể đặt tên cho danh mục lớn hơn.

Dưới đây là một ví dụ về các nhóm và phân nhóm cho các năng lực quản lý chung: 

• Giám sát và dẫn dắt đội. 
  • Cung cấp chỉ đạo và hỗ trợ liên tục cho nhân viên.
  • Hãy chủ động đưa ra phương hướng.
  • Truyền đạt chỉ đạo cho nhân viên.
  • Giám sát hiệu suất của nhân viên.
  • Tạo động lực cho nhân viên.
  • Xây dựng kế hoạch kế thừa.
  • Đảm bảo rằng các tiêu chuẩn của công ty được đáp ứng.
• Tuyển dụng và bố trí nhân sự. 
  • Chuẩn bị bản mô tả công việc và thông số kỹ thuật vai trò.
  • Tham gia phỏng vấn tuyển chọn.
  • Xác định nhu cầu đào tạo của cá nhân.
  • Thực hiện các thủ tục kỷ luật và khiếu nại.
  • Đảm bảo rằng các nghĩa vụ pháp lý được đáp ứng.
  • Xây dựng hợp đồng nhân viên.
  • Xây dựng thang lương và các gói lương thưởng.
  • Xây dựng quy trình quản lý nhân sự.
  • Đảm bảo nguồn nhân viên đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
• Đào tạo và phát triển. 
  • Cung cấp đào tạo cho nhân viên cấp dưới.
  • Cung cấp đào tạo cho nhân viên cấp cao.
  • Xác định nhu cầu đào tạo.
  • Hỗ trợ phát triển cá nhân.
  • Xây dựng tài liệu và phương pháp đào tạo.
• Quản lý các dự án / chương trình 
  • Lập các kế hoạch hoạt động chi tiết.
  • Quản lý tài chính và nguồn nhân lực.
  • Giám sát hiệu suất tổng thể so với các mục tiêu.
  • Viết báo cáo, đề xuất dự án và sửa đổi.
  • Hiểu môi trường tài trợ bên ngoài.
  • Xây dựng chiến lược dự án / chương trình.

Dưới đây là một số mẹo để triển khai:

• Liên kết với các mục tiêu kinh doanh – Tạo kết nối giữa năng lực cá nhân với các mục tiêu và giá trị của tổ chức.
• Khen thưởng – Kiểm tra xem các chính sách và thực tiễn của bạn có hỗ trợ và khen thưởng các năng lực đã được xác định hay không.
• Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ – Đảm bảo có sẵn các khóa đào tạo đầy đủ. 
• Đơn giản – Làm khung năng lực càng đơn giản càng tốt. 
• Giao tiếp – Quan trọng nhất. Bạn càng cởi mở và nhiệt tình trong suốt quá trình, thì kết quả cuối cùng càng tốt – và càng có nhiều cơ hội để dự án đạt được mục tiêu của bạn.

7) Tổng kết:

Bằng cách xác định các kỹ năng và năng lực quan trọng cho từng vai trò, bạn có thể giúp tổ chức của mình sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai và hỗ trợ nhân viên của bạn có nguyện vọng phát triển và phát triển trong công ty. 

Chúng tôi hy vọng, với bài hướng dẫn chi tiết này, bạn đã tìm ra các nguyên tắc và yếu tố cần thiết để xây dựng khung năng lực. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đào tạo nội bộ đơn giản hay đang trong quá trình lên kế hoạch xây dựng khung năng lực?

Hãy xem trang 123Train.vn  – Giải pháp Học & Thi cho doanh nghiệp của chúng tôi. 123Train.vn có tất cả điều bạn cần. Phần mềm được tích hợp khung năng lực của 123Train.vn sẽ là công cụ hỗ trợ tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp. Việc đào tạo và đánh giá kỹ năng, năng lực không còn khó khăn. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!

Tìm hiểu thêm về Khung năng lực của 123Train.vn: tại đây

 3,588 total views,  6 views today